Человеческий фактор при внедрении информационных систем играет огромную роль. Именно поэтому всегда нужно помнить о том, что даже тщательно проработанные планы могут закончиться неудачей из-за того, что не был учтен фактор человека. Это касается и такого процесса, как внедрение системы электронного документооборота. В современном мире такие системы чрезвычайно важны для управления предприятием. Однако их внедрение может оказаться неудачным именно потому, что не были взяты в расчет возможности сотрудников, их интересы, реакции и т. д.
Во многом на внедрение любой инновации оказывает влияние консерватизм сотрудников. Причем консерваторами могут выступать не только специалисты, которые привыкли работать по традиционным схемам. Сопротивление необязательно является открытым, речь может идти о бойкотировании введенных новшеств. Что можно посоветовать, чтобы избежать подобных столкновений?
Во-первых, процесс внедрения электронного документооборота необходимо разбить на несколько этапов, двигаясь от решения простейших задач к выполнению более сложных.
Во-вторых, желательно при внедрении любых нововведений опираться на энтузиастов из числа сотрудников. Инновации не должны выглядеть как нечто, что директивно обрушивается на работников сверху. В такой ситуации многие люди начинают интуитивно сопротивляться внедрению даже самых важных и полезных новшеств.
Внедрение электронного документооборота может не сразу охватывать все предприятие. Но в пределах одной структурной единицы (например, отдела) оно должно быть максимально полным. Неопределенность, незаконченность, частичность нововведения только вызывает у людей дискомфорт.
Есть еще одна проблема, связанная с человеческим фактором. Это фактор руководства. Консервативные руководители часто не доверяют компьютеру, не понимают его пользы. Есть и те, кто откровенно опасается прозрачности, которая является следствием использования современных систем электронного документооборота. Такие проблемы можно разрешить только с помощью убеждения и решения их изнутри путем объективного представления об инновациях.