Введение

Каждый из нас встречался с неэффективностью, а порой и враждебностью органов власти на разных уровнях. Как правило, необходимо большое приложение сил и огромный ресурс времени, для того чтобы заставить бюрократический механизм работать для решения какой-либо проблемы. При этом если поступит команда с верхнего уровня управления, то есть большой шанс, что система быстро заработает в нужном направлении. Используя аналогию консалтинга в области совершенствования бизнеса, можно увидеть, что все недостатки функционального управления присутствуют в аппарате власти. Как известно, функциональная система управления обладает следующими отрицательными характеристиками:

 

В последнее время понятия "административные регламенты" и "электронные административные регламенты" все чаще встречаются в средствах массовой информации. Вокруг этих терминов постоянно возникает дискуссия, связанная с их определением, возможностями реализации и действенности. В настоящее время в рамках административной реформы задачу контроля эффективности функционирования властных структур предполагается решить посредством внедрения электронных административных регламентов. Эксперты Государственного университета Высшая школа экономики (ГУ ВШЭ) определяют административный регламент как "систему предписаний, описывающих последовательность действий и решений для органов исполнительной власти, их подразделений и должностных лиц". Фактически административный регламент есть форма закрепления административных процессов органа власти. Однако, нужно учитывать, что административный регламент достаточно сложно контролировать на правильность выполнения, поскольку делать это придется вручную. А вот реализация административных регламентов в информационной системе может стать действенным управленческим инструментом, в отличие от существующих и неэффективных должностных инструкциях и положениях о подразделении.

Методологически для создания первоначального перечня административных регламентов необходимо определить услуги, предоставляемые органом власти и сформировать требования к данным услугам через разработку стандарта услуги. При этом стандарт предоставления услуги должен зафиксировать основные характеристики услуги с учетом требований от пользователей услуги. Далее, от обратного можно формализовать процессы предоставления услуг и в дальнейшем применить инструмент административного регламента или электронного административного регламента. При этом, для процессов которые происходят реже чем один раз в неделю можно создать административный регламент в текстовой или графической форме. Но для процессов, которые выполняются чаще эффективно создавать электронный административный регламент. При этом электронный административный регламент (ЭАР) это информационная система, в которой автоматизирован процесс, и которая позволяет контролировать его выполнение. Отдельным классом информационных систем предназначенных для автоматизации процессов являются системы класса Business Process Management (BPM) на основании которых можно создавать ЭАР.

При этом нужно понимать, что процессы существуют и вне отдельного ведомства, потому что в процессе принятия решений или оказания государственной услуги, приходится взаимодействовать с другими органами. Поэтому механизм ЭАР закрепляет процессы не только внутри организации, но и процессы, где поток работ следует между организациями. Однако мало создать электронный административный регламент, нужно еще усовершенствовать процессы и построить систему внутреннего контроля, необходимую для обеспечения правильности выполнения процессов.

Если анализировать бизнес-практику, то для решения данной задачи можно использовать вполне отработанную методику, которая применяется для обеспечения соответствия коммерческих компаний внешним нормативным актам. В данном случае необходимо проанализировать существующие процессы на присутствие рисков (в том числе коррупционных) и спроектировать набор контрольных мероприятий в процессе для их минимизации и предотвращения. Далее с помощью BPM систем необходимо автоматизировать данные контрольные процедуры и создать ЭАР, который обеспечит выполнение процесса в соответствии с заложенными правилами.

Для участников процесса, в сферу компетенции которых входит участие в процессе, электронный регламент представляет собой совокупность операций связанных определенной логикой и выполняемых ими в процессе, что фиксирует их сферу ответственности. Отдельным элементом системы электронных административных регламентов является регламентация межведомственных взаимодействий, формируемая с помощью тех же BPM - систем.