Самая распространенная ошибка при описании бизнес-процесса - это описание ради самого описания. Отсутствие заказчика описания приводит к тому, что созданные модели никому, кроме специалистов их создавших, не нужны. В таком случае ставится "крест" на самом процессном подходе и больше к этой теме не обращаются. Для того, чтобы избежать данную ошибку, уже на этапе планирования проекта по описанию процессов нужно определить заказчиков этого описания. В большинстве случаев это могут быть следующие подразделения - подразделения связанные с информационными технологиям; подразделения, отвечающие за систему менеджмента качества; департамент развития. Но лучше всего, если заказчиками описания бизнес-процессов будут бизнес- подразделения, которые хотят совершенствовать свою деятельность или перейти на процессное управление.
2. Неправильный выбор инструмента описания бизнес-процессов
Можно отметить, что использование инструмента для описания бизнес-процессов во многих случаях обеспечивает необходимое качество описания, минимизирует затраты на сопровождение позволяет использовать это описание для различных целей. В случае неправильного выбора возникает ситуация, когда крупный проект ведут с использованием visio, или наоборот, в небольшой проект закупается такое серьезное средство как ARIS. В данном случае нужно четко понимать, что если в проекте моделей более 200, то простыми средствами, не поддерживающими групповую работу и дальнейший анализ, не обойтись и необходим серьезный инструмент. Использование текстовой формы описания процессов дает очень низкое качество описания и в случае минимальных бюджетов лучше использовать таблицы MS Excel и PowerPoint, чем MS Word.
3. Слишком детальное описание бизнес-процесса "как есть"
Практика показывает, что многие проекты заканчиваются неудачей по причине того, что описание бизнес-процессов "как есть" проводится на слишком детальном уровне. Детальность описания требует повышенных трудозатрат, и поэтому бизнес-результат может быть отодвинут на неопределенный срок. Как правило, к этому моменту у заказчиков проекта уже кончается терпение, и проект останавливается. Поэтому в проекте описания бизнес-процессов необходимо четко определить перечень необходимых моделей и глубину детализации, и сделать это необходимо так, чтобы трудозатраты на описание процессов были минимальные и время получения бизнес- результата было не более трех месяцев.
4. Отсутствие единой методологии описания бизнес-процессов
Описание бизнес-процессов является вспомогательной деятельностью, направленной на совершенствование деятельности компании. Отвлекая бизнес - экспертов на интервью с бизнес -аналитиками вы отвлекаете их от основной деятельности, что негативно отражается на эффективности компании. Поэтому перед тем как приступать к описанию процессов необходимо определить все требования к будущему описанию и стандартизовать используемую методологию описания. Это нужно сделать потому, что второй раз с задачей описания процесса или уточнения определенных параметров по процессу в бизнес - подразделения придти скорее всего не удастся. Наиболее эффективен подход, в рамках которого создается методология описания процесса, а сами бизнес-процессы описывают сотрудники бизнес - подразделений, определяя направления для совершенствования или требования к автоматизации, тогда как бизнес - аналитики помогаю им в этом вопросе.
5. Описание бизнес-процесса без совершенствования
Созданные в проекте модели должны стать основой для совершенствования деятельности, иначе через небольшой период времени процессы изменятся и их описание станет неактуальным. Поэтому уже на этапе описания процессов совместно с владельцем процесса и его участниками необходимо формировать направления для совершенствования процесса и пытаться внедрять процессы "как должно быть" с учетом этих мероприятий. Если через описание процессов будут уменьшены издержки или уменьшено среднее время выполнения процесса, то такой результат станет востребованным. Но если в результате проекта будет сформирован отчет с множеством моделей, то скорее всего эти результаты никому не будут нужны.
6. Описание бизнес - процесса без привлечения бизнеса
Если говорить о процессном управлении, то это в первую очередь инструмент повышения эффективности компании. В первую очередь этим инструментом должны пользоваться владельцы и участники процесса, тогда его использование будет максимально эффективным. Создание специализированных подразделений по процессным технологиям должно становиться началом для постепенной передачи технологий процессного управления в бизнес - подразделения. Однако практика показывает, что данные подразделения сосредотачиваются на задачах описания процессов и при отсутствии бизнес - результата их влияние в компании уменьшается, и о процессном управлении постепенно забывают. Только если описание процесса станет инструментом бизнеса можно говорить о внедрении процессных технологий в компании.
7. Описание бизнес - процесса без автоматизации
Многие компании пытаются внедрять процессное управление и в большинстве случаев инструментом "закрепления" бизнес-процесса является регламент, что не позволяет осуществлять полноценный контроль и анализ процесса, поэтому вслед за описанием процесса должна идти его автоматизация. Для этих целей существует отдельный класс информационных систем Workflow / BPM с помощью которых это можно сделать наиболее эффективно и обеспечить не только автоматизацию процесса, но и его контроль, что в целом поднимает уровень зрелости бизнеса и уровень исполнительской дисциплины.
Главная 
