Сокращение затрат – одна из ключевых задач, особенно остро стоящих сейчас перед российскими менеджерами. Но не всегда понятно, что и как сокращать, поскольку нужно удержать качество бизнес-процессов на прежнем уровне, перераспределив обязанности между оставшимися сотрудниками. Неправильные решения по сокращению затрат могут привести компанию к краху.
Уверен, и думаю, вы не будете спорить, что в любой компании найдется много неэффективно используемых ресурсов, в том числе человеческих, правильное управление которыми может обеспечить сильное сокращение затрат в долгосрочном периоде. Главное здесь — определить внутри компании тот потенциал по эффективности, которым нужно воспользоваться.
Эффективность деятельности компании — тема многогранная. С одной стороны, излишек по ресурсам позволяет управлять, не задумываясь о качестве системы управления. Когда же ресурсов в обрез, все проблемы управления становятся видны, что называется, невооруженным глазом. В одной книге была приведена следующая аллегория: ресурсные запасы – это уровень воды в море, рифы – управленческие проблемы, капитан корабля – менеджер компании. Чем выше уровень воды, тем меньше рифов и тем проще управлять кораблем. Если же уровень низок, сложность управления возрастает в разы. В этом и заключается вся сложность антикризисного управления: устремить «уровень воды» к нулю, не разбив корабль о рифы. Для такого управления требуются специализированные инструменты.
Не случайно сейчас активно растет интерес к бизнес-анализу, в том числе к приложениям BI (Business Intelligent). Это как раз тот самый инструмент для искуссного вождения (управления) по низкой воде. Для оптимизации бизнеса необходимо понять особенности его внутренней организации, а это можно сделать только с помощью анализа бизнес-процессов и применения BI–систем. Но нужны не просто BI–приложения, нужны инструменты, с помощью которых можно быстро перейти от бизнес- анализа к совершенствованию бизнес-процессов. Сколько стоят имеющиеся бизнес-процессы? Как часто они выполняются? Какова средняя загрузка исполнителей? Каково среднее время выполнения бизнес-процессов? Где скрыт потенциал их совершенствования? Ответы на все эти вопросы нужны уже сейчас.
Процессный BI – это инструмент, который может дать ответы на эти вопросы через анализ информации по бизнес-процессам в существующих информационных системах. С помощью процессного BI можно увидеть, как выглядят реально протекающие в компании бизнес-процессы, и на основе полученной о них информации принять решение об их совершенствовании. Картина неэффективности процессов становится как на ладони, и из нее видно, где и какие сокращения затрат можно произвести. Процессный BI можно сравнить с фотоаппаратом, который фотографирует существующие в компании бизнес-процессы и тем самым создает основу для их дальнейшей оптимизации.

В качестве инструментария процессного BI мы в своих проектах используем ARIS Process Performance Management (ARIS PPM), с помощью которого можно заглянуть в особенности организации бизнес-процессов.