Фокус внимания на оптимизации процесса закупок

 

Учитывая вклад закупаемых материалов в себестоимость продукции, становится понятно, что качество организации закупочного процесса оказывает ключевое влияние на финансовые результаты компании. Стоимость закупаемых материальных ресурсов в большинстве случаев «переносится» на стоимость продукции, что прямым образом влияет на прибыль компании. К тому же необходимые объемы и стоимость товаров и услуг, условия оплаты, надежность поставщиков – все эти параметры меняются, и требуют частого пересмотра. Но нельзя ограничиться лишь изменениями среди поставщиков и условий контрактов, одновременно с этим нужно пересмотреть логику существующего процесса закупок, а также организационную эффективность его участников. Как правило, в этом процессе уже накопилось много бюрократических процедур, а значит, существует потенциал для его оптимизации. Начиная оптимизацию любого бизнес-процесса, необходимо сформировать цели процесса и определить показатели для оценки его эффективности. В наиболее известной монографии под редакцией В. И. Сергеева под целью закупочного процесса понимается «приобретение товаров нужного качества в нужном количестве по установленной заранее цене в конкретном источнике и в нужное время». В тоже время практика проектов показывает, что на логику построения процесса закупок серьезно влияют следующие факторы: · необходимость совершения закупок большого объема и по оптимальным ценам; · обеспечение надежного и непрерывного материального потока в организацию; · максимально полное удовлетворение потребностей подразделений; · закупка необходимых материалов и гарантия того, что они доставляются вовремя; · соблюдение оптимальных цен при заданном качестве материалов; · сохранение минимально-достаточного уровня запасов на складах; · обеспечение прозрачности и контролируемости процесса закупок; · обеспечение высокой скорости срочных закупок; · оптимизация стоимости закупочного процесса. Каждый из данных факторов является основой при определении целей оптимизации процесса закупок, но для оценки степени их достижения требуется создать перечень показателей. При этом показатели должны иметь несколько уровней, начиная от стратегических (объем запасов на складах, оборачиваемость запасов и т. д.) и заканчивая процессными (время обработки заявки на закупку, число неутвержденных заявок, число возвратов продукции и т. д.). На практике показатели стратегического уровня в закупках, уже известны и контролируются, а вот процессные показатели часто не анализируются. Это приводит к тому, что договор на поставку долго согласовывается, заявки на закупку зависают на неопределенный срок, заявки на оплату откланяются без обоснованных причин и т.д. Такая непрозрачность закупочного процесса не позволяет анализировать его результативность, вызывает излишние затраты в процессе, что в целом влияет и на достижение стратегических показателей.