Вопросы финансовой устойчивости сейчас наиболее критичны для большинства российских компаний. Недопущение кассовых разрывов, регулярность финансовых платежей, является головной болью для многих финансовых директоров. И, несмотря на то, что на компанию влияет множество внешних факторов, правильность организации процессов казначейства имеет ключевое значение для обеспечения устойчивости всей организации в целом.

 

Срыв платежей негативно отражается на имидже компании, а также может привести к существенным взысканиям со стороны контрагентов и государственных органов. Хорошо известно, что для совершенствования деятельности компании многие менеджеры применяют процессный подход в управлении, и казначейство здесь не исключение. Процессный подход подразумевает управление бизнес-процессом, т.е. связанным набором повторяемых действий (функций), который преобразуют исходный материал и информацию в конечный продукт (результат) в соответствии с предварительно установленными правилами.

 

Поэтому одним из важных моментов в повышении эффективности функционирования казначейства является проработка и оптимизация внутренних процессов. Но при этом даже хорошо проработанные процессы не принесут должного эффекта, если не отлажены механизмы контроля над правильностью их соблюдения. Если основную деятельность казначейства представить в виде процесса, т.е. повторяемой цепочки работ, то можно выделить следующие процессы казначейства:

1. Прогнозирование движения денежных средств.

2. Оперативное планирование движения денежных средств.

3. Проведение платежей.

4. Формирование отчетности.

 

Процесс прогнозирования движения денежных средств в крупных компаниях имеет достаточно сложную логику, например для холдинга, данный процесс затрагивает несколько уровней управления, начинаясь с этапа формирования заявки на прогноз и заканчивая этапом утверждения прогноза движения денежных средств. При этом в рамках этого процесса происходит множественная агрегация информации, что в свою очередь добавляет большое число ошибок, а, следовательно, и дополнительных циклов согласования, что не делает существующий процесс эффективнее.

 

Помимо вопросов связанных с прогнозированием, на качество работы казначейства серьезно влияет правильность организации процесса оперативного планирования движения денежных средств. Формирование и согласование заявки на оплату, формирование и утверждение реестра платежей, – это те процедуры, которые должны быть правильно отстроены в любой компании. Однако число заявок и платежей может быть очень велико, поэтому для анализа операционной эффективности существующих процессов казначейства могут быть использованы специализированные инструменты для контроля и анализа (контроллинга) процессов.

 

Одним из таких инструментов является ARIS Process Performance Manager (ARIS PPM) созданный компанией IDS Scheer. Это инструмент предназначен для организации контроля и анализа процессов на основании информации, находящейся в существующих информационных системах. Ведь в большинстве компаний все процессы казначейства в той или иной степени автоматизированы с использованием информационных систем, а это значит, что на основании хранящейся в этих системах информации можно «восстановить», а затем и проанализировать «фактический» процесс. Для этого необходимо установить в информационных системах несколько точек контроля, что позволяет начать сбор данных о ходе выполнения процесса, что дает возможность проанализировать логику его работы.

 

Анализ любого процесса строится на основании набора показателей (метрик), которые характеризуют результативность и эффективность процесса. Для понимания операционной эффективности процессов казначейства необходимо понимать его временные и количественные показатели, например: ·

 

Помимо временных и количественных показателей, для анализа эффективности работы казначейства необходимо уделять внимание объемным и финансовым показателям, например: ·

При этом для полноценного анализа процессов казначейства и понимания основных факторов влияющих на его результативность, важны не только показатели, но и аналитические разрезы, которые позволят провести расширенный анализ.

 

Аналитическими разрезами для процессов казначейства могут быть: ·

 

Анализируя показатели процесса через различные аналитические разрезы можно увидеть «фактический» процесс под различными углами зрения, таким образом, формируя представление о направлениях его оптимизации. Примером такого анализа может являться понимание числа заявок на платеж и длительности их обработки в зависимости от подразделения, или анализ числа ошибок в процессе в разрезе исполнителей.

 

Такая аналитика делает процессы казначейства прозрачными, что позволяет быстро начать их совершенствование. Практика оптимизации процессов казначейства показывает, что в этих процессах основной проблемой является большое число ошибок при заполнении электронных форм документов и выполнении платежей. Однако менеджеры часто не видят этих проблем, потому что они остаются на уровне исполнителей, что в свою очередь отрицательно влияет на качество существующего процесса.

 

Построение системы контроллинга процессов казначейства с использованием инструментария ARIS PPM позволяет выявить все присутствующие ошибки, определить их источник и начать их исправление. Одним из факторов, сигнализирующим о результативности процессов казначейства, является процент неутвержденных заявок, и анализ этого показателя может дать много направлений оптимизации данного процесса. Помимо этого детальная статистика по исполнителям и руководителям может показать их организационную эффективность, что в свою очередь дает возможность принимать обоснованные управленческие решения.

 

Еще одной практической проблемой является приоритезация всех исходящих платежей, а также обеспечение регламентных сроков проведения платежа. В этом случае система контроллинга процессов казначейства, анализируя выполняемый процесс, позволяет увидеть все нарушения сроков, а также выявить виновных исполнителей.

 

Рис. 1. ARIS PPM. Количество заявок на оплату по периодам

 

Учитывая число заявок на платежи в любой крупной компании, становится ясно, что от качества организации процессов казначейства может зависеть вся компания, и именно поэтому правильность построения процессов казначейства, а также механизмы их контроллинга так важны в настоящее время. Process Intelligence - инструмент контроллинга процессов казначейства Учитывая, что процессы казначейства имеют непростую логику и высокую частоту исполнения, применение специализированных инструментов для их анализа вполне оправдано. Process Intelligence – это класс аналитических инструментов, которые предназначены для контроля и анализа бизнес-процессов (контроллинга).

 

ARIS PPM - продукт компании IDS Scheer, который является ярким представителем инструментария Process Intelligence и дает возможность построить систему контроллинга процессов казначейства в кратчайшие сроки – 15-20 дней. Это запатентованный инструмент, помогающий компаниям анализировать, оценивать и отслеживать бизнес-процессы. Благодаря этому компании получают целостное представление о своей эффективности, ведь потоки бизнес-операций оцениваются по объективным процессным показателям, органично увязанным с фактическими процессными структурами. Опираясь на данные о реальных процессах в информационных системах, ARIS PPM воспроизводит потоки бизнес-операций в графическом виде. ARIS PPM может автоматически сгенерировать отдельную графическую модель для каждого экземпляра процесса с указанием его особенностей, а также провести его оценку и анализ (Process Mining).

 

Рис. 2. ARIS PPM Анализ числа неутвержденных заявок на оплату

 

Помимо анализа процессных показателей, таких как время и частота, в ARIS PPM возможно выполнить анализ финансовых показателей. Примером этого может быть контроль объема поступлений и объема платежей, что является одной из ключевых задач руководителя казначейства. Совместный анализ объемных, финансовых и процессных показателей позволяет проследить результативность проводимых в процессе изменений. Что будет, если мы изменим логику процесса, уменьшив число согласований? Как изменится средняя длительность процесса, если мы изменим бизнес-правило, которое ранжирует задачи по исполнителям?

 

В реальной ситуации без специализированных инструментов достаточно сложно отследить, как изменение влияет на эффективность и результативность процесса, а также на финансовые показатели. ARIS PPM позволяет сделать корреляционный анализ между различными группами показателей, что позволяет выявить скрытые взаимосвязи, а значит, на следующем цикле совершенствования сделать процесс еще лучше.

 

Рис. 3. Контроль объема поступлений и объема платежей в ARIS PPM.

 

 В качестве заключения можно отметить, что применение инструментария Process Intelligence, и в частности ARIS PPM, может серьезным образом повысить операционную эффективность процессов казначейства, что в свою очередь положительно скажется на финансовой устойчивости компании.

 

Создание системы контроллинга процессов казначейства может быть выполнено в кратчайшие сроки и принести следующие результаты: ·