Андрей Константинович Коптелов

Директор проекта «Контроллинг 24»

Компания IDS Scheer Россия и страны СНГ 

 

Без информационных технологий в настоящее время уже невозможно вести бизнес, при этом уровень автоматизации многих компаний настолько высок, что в компании присутствуют тысячи различных информационных систем. Управление таким количеством объектов требует применения архитектурного подхода и специализированного инструментария. А тут еще и затраты нужно сокращать……….

 

Управление информационными технологиями – курс на оптимизацию затрат

 

Успешность ведения бизнеса часто зависит от «правильного» использования информационных технологий. Однако это не значит, что чем выше уровень информатизации бизнеса, тем он эффективнее. Иногда внедрение информационной системы не приносит ожидаемого и столь необходимого эффекта, что делает инвестиции в информационные технологии достаточно рискованными. Сейчас в бизнесе уже нет той безграничной веры во всемогущество информационных технологий, как это было пять-шесть лет назад. К тому же дешевых денег больше нет, и большинство компаний минимизируют бюджеты развития информационных технологий, оставляя лишь средства, необходимые для их поддержки в работоспособном состоянии. И если раньше вопросы возврата инвестиций от проектов автоматизации часто не обсуждались, то теперь многие менеджеры задают себе следующие вопросы: ·

Нацеленность на создание новых или сохранение существующих конкурентных преимуществ, оптимизацию затрат, повышение клиенто-ориентированности – это то, что теперь требуется от внедрения новых информационных технологий. Конкретные финансовые результаты, четкие оценки возврата инвестиций или объема сокращения затрат, - без этого теперь невозможно принять решение связанное с ИТ в большинстве компаний. В тоже время, от эффективности работы существующих ИТ- решений и качества их сопровождения зависит деятельности всей компании, что серьезно повышает требования к организации ИТ – подразделения.

Ведь, несмотря на снижение финансирования, уровень надежности снижать уже нельзя, без информационных технологий бизнес уже существовать не может. И если раньше были надежды на одно единое «монолитное» ИТ - решение, которое разом решит все существующие проблемы, то теперь нужно учиться наводить порядок в существующем «зоопарке» информационных систем, а это значит нужно их систематизировать, описать и формализовать варианты их взаимодействия. Несмотря на то, что сейчас внимание многих менеджеров сконцентрировано на тактических мероприятиях в области оптимизации ИТ, нельзя забывать и об ИТ -стратегии. В большинстве случаев в компании присутствует ИТ- стратегия, при чем часто она представляет собой томик на полке в кабинете ИТ- директора.

Однако сегодняшняя ситуация заставляет вести стратегическое планирование развития ИТ на другом уровне. Ведь цели бизнеса в настоящее время уже не так постоянны, как это было 5 лет назад. Из-за кризисной ситуации изменения на стратегическом уровне происходят намного чаще, что в свою очередь требует еще большего числа изменений в бизнес-процессах, а следовательно и в поддерживающих их информационных системах. В военных операциях одним из основополагающих элементов стратегического планирования является карта военных действий, однако такой «карты» у большинства ИТ- руководителей просто нет, а это означает, что планирование очень часто ведется вслепую.

Сколько информационных систем в компании, как они взаимодействуют друг с другом, какова их взаимосвязь с существующими бизнес-процессами, как критичность бизнес-процессов учитывается для управления непрерывностью в ИТ, на какой стадии жизненного цикла находится данная информационная система? На большинство из этих вопросов ответ можно получить, только составив «карту», где зафиксированы взаимосвязи таких элементов архитектуры предприятия, как стратегия, бизнес-процессы, организационная структура, информационные системы, данные и т.д.

Понимая изменяющееся приоритеты бизнеса, и прослеживая влияние поставленных целей на существующие бизнес-процессы и информационные системы, становится возможным определить те ключевые факторы успеха, выполнение которых в короткий срок даст ощутимые преимущества от использования информационных технологий. Управление требованиями и изменениями Во все времена, в развитии информационных технологий в компаниях большую роль играет качество процесса управления требованиями. Этот процесс является основным, с точки зрения понимания потребностей в автоматизации, и, в тоже время, от организации этого процесса зависит как количество необходимых изменений, так и объем инвестиций в информационные технологии.

На практике, для определения требований бизнеса к информационным системам в большинстве случаев описываются бизнес-процессы, модели которых в дальнейшем используются для выбора или изменения ИТ- решения, однако определенные «заградительные фильтры» в этом процессе должны существовать, а в существующей ситуации даже усиливаться. Во время аудита внедрения информационных систем часто можно увидеть, что 80% специализированной функциональности, которая была так «нужна» пользователям на этапе внедрения системы, в работе не используется. И это еще один способ сокращения затрат на ИТ, ведь излишняя функциональность требует дополнительных ресурсов, как на разработку, так и на поддержание.

Построив эффективный процесс управления требованиями можно добиться серьезной оптимизации затрат на ИТ в оперативном периоде. Но для этого опять нужна прозрачность ИТ-архитектуры и ИТ- ландшафта, ведь иначе при изменениях много затрат будет уходить на понимание существующей ситуации. Именно поэтому для обеспечения возможности дальнейших изменений описание функциональности внедряемой в компании информационной системы должно проводиться в любом случае, при этом оно должно быть связано с описанием существующих бизнес-процессов. Это можно сделать с помощью такого инструмента, как ARIS, который позволяет не только описывать и совершенствовать бизнес-процессы, но и документировать проект внедрения, а также анализировать соответствие внедряемой функциональности, потребностей ключевых пользователей и существующих бизнес-процессов.

Практика подтверждает, что качество документирования проекта внедрения является ключевым фактором с точки зрения внесения изменений в существующую информационную систему и ее поддержки. Не секрет, что сегодняшняя кризисная ситуация является причиной частых изменений во внешней среде, что требует от компаний соответствующей степени реакции. Раньше бизнес-стратегия и ИТ- стратегия изменялись раз в год, однако теперь изменения происходят раз в квартал, а то и чаще. А если стратегию изменили, значит и бизнес-процессы тоже нужно изменить, а это требует внесения соответствующих изменений в информационные системы.

Для удовлетворения вновь возникающим требованиям бизнеса взаимосвязь стратегии, бизнес-процессов и информационных технологий должна быть «прозрачна», иначе при большом числе изменений будет возникать рассогласование, что отрицательно скажется на уровне адаптивности компании. Ведь любое изменение стратегии и бизнес-процессов не должно сдерживаться существующими ИТ- приложениями, именно поэтому вопросы управления ИТ- архитектурой в компании становится сейчас столь критичными. Монолитные ERP-системы во многих случаях оказались достаточно «жесткими» для сегодняшних условий. Именно поэтому многие компании пытаются сейчас разобраться, как сделать существующие ИТ- решения более адаптивным.

Ведь в идеале существующая ИТ- архитектура должна поддерживать те нововведения, которые сейчас формирует бизнес для выхода из кризиса, и если раньше вопрос согласования бизнес-стратегии и ИТ- стратегии обсуждался скорее на теоретическом уровне, то сейчас он перешел в плоскость выживаемости компании. Число изменений настолько серьезно, что необходимо обеспечить взаимосвязь изменений по всей цепочке от бизнес-стратегии, через изменения бизнес-процессов и соответствующие изменения в информационных системах. И если информационные системы будут сдерживать необходимые изменения, то они доставят компании больше вреда, чем пользы.

 

 

 

Рис. 1. Архитектура предприятия.

 

Наведение порядка в существующем ИТ- ландшафте

 

Сокращение затрат и большое число изменений, вновь вывело на первый план задачу стандартизации элементов ИТ-архитектуры, ведь гармонизация и консолидация ИТ- ландшафта требует от ИТ- подразделения наведения порядка в своем «хозяйстве». И если раньше можно было надеяться на выполнение проектов по кардинальной замене существующих технологических компонент и корпоративных приложений, то теперь, нужно наводить порядок в существующем «зоопарке» систем. Сейчас любая новая система теперь должна быть экономически обоснована. Это требование в настоящих условиях уменьшило число проектов внедрения на порядок.

В тоже время, необходимость сокращения затрат на поддержку информационных технологий требует исключения систем, имеющих дублирующую функциональность, редко используемых и обходящихся для компании слишком дорого. Поэтому важным вопросом с точки зрения оптимизации использования информационных технологий в компании является обеспечение учета всех существующих информационных систем, а также их функциональных возможностей. На практике большинство компаний используют множество различных информационных систем, число которых может достигать нескольких тысяч.

Паспортизация информационных систем – задача которую решает каждое ИТ- подразделение, и если таких систем десяток, то конечно электронные таблицы MS Excel вне конкуренции, однако если число используемых информационных систем переваливает за сотню, то требуется специализированное средство. Для решения этих задач можно применять инструментарий ARIS, при этом, если классификация систем уже проведена в проекте по описанию бизнес-процессов, то останется лишь создать модель окружения для каждой информационной системы, где описать ее основные атрибуты, такие как: программное окружение информационной системы; технологические характеристики информационной системы; аппаратные требования; данные по стоимости системы; коэффициент критичности этой системы для бизнеса; и т.д.

 

Рис. 2. Паспорт информационной системы в ARIS

 

Проведя таким образом полную инвентаризацию информационных систем, можно на основе собранной информации провести множество усовершенствований, что позволяет в целом сократить затраты на информационные технологии. Недавно созданный модуль ARIS IT Inventory и ARIS IT Architect, позволяет не только описывать все элементы ИТ-архитектуры и проводить паспортизацию и анализ ИТ -решений, но и обеспечивать управление их изменениями. Получив прозрачность в ИТ- архитектуре, можно ответить на следующие вопросы: «Какие системы имеют дублирующую функциональность? Сколько стоит поддержка определенной информационной системы? Какова критичность системы для бизнеса?». Поэтому, как только станет прозрачна взаимосвязь существующих бизнес-процессов, используемых информационных систем и сервисов, а также потоки данных, то сразу станут видны те направления, где можно провести оптимизацию в кратчайшие сроки.

 

Рис.3 Отчет ARIS - Критичность для бизнеса/стоимость ИС.

 

 

 Если ИТ- архитектура стала прозрачной, то можно приступить к решению задачи стандартизации существующих элементов. Например, в компании используется несколько различных баз данных, но для минимизации стоимости поддержки эффективнее использовать только одну. Получив «карту» ИТ-ландшафта можно понять размер бедствия и наметить оперативные меры, позволяющие сократить затраты на тактическом горизонте времени. Ведь разбираясь в старом шкафу, как правило, можно найти множество ненужных и неиспользуемых вещей. Такая ситуация часто существует и в компаниях – информационная система есть, но она устарела и бизнесом фактически не используется, в тоже время затраты на нее существуют. Поэтому особое внимание в связи с сокращением затрат нужно уделять унификации ИТ- компонент и оборудования. Для этого можно выполнить оценку критичности и стоимости поддержки информационных систем, что позволит составить план по сокращению затрат, путем вывода из эксплуатации устаревших систем.

Еще одной целью описания элементов ИТ-архитектуры может стать необходимость оценить стоимость владения информационными системами (TCO). Для этого в ARIS IT Architect формируется сервисно- ресурсная модель, которая позволяет распределить стоимость оборудования и системных приложений по информационным системам, которые в свою очередь «привязать» к бизнес-процессам. Понимание стоимости информационной системы на уровне бизнеса часто дает импульс к изменениям, направленным на оптимизацию затрат, как в бизнес-процессах, так и в информационных системах. Бывали случаи, когда в систему заносится огромное число информации для дальнейшего анализа, но анализом никто не пользуется при принятии решений, что фактически сводит на нет все преимущества автоматизации и затраты на нее. Если проанализировать новые подходы, призванные решить вопрос адаптивности информационных технологий в компании, то в первую очередь это концепция сервис- ориентированной архитектуры (Service Oriented Architecture, SOA), с помощью которой многие надеялись решить проблему адаптивности.

Под SOA подразумевается концепция, в рамках которой ИТ-приложение строится из набора готовых компонентов — "кирпичиков", часть из которых уже существует на предприятии, а часть предоставляется внешними поставщиками сервисов. Основным преимуществом такого подхода является типизация компонентов ИТ- решений и возможность быстрого перестроения приложения в случае необходимости. Однако концепция SOA не оправдала возлагавшихся на нее надежд, несмотря на активную pr-кампанию, в большинстве случаев реализация SOA оказалась слишком сложна и дорога для массового внедрения. При этом кризис сделал планы внедрения SOA в большинстве случаев не реализуемыми, ведь сейчас никто не будет увеличивать расходы на текущий проект с перспективой получения отдачи через несколько лет. Поэтому для большинства компаний единственным способом увеличения адаптивности ИТ- решений является качественное документирование, описание ИТ-архитектуры и оптимизированные процессы (стратегическое управление, управление требованиями и управление изменениями).

От наведения порядка к управлению ИТ- архитектурой Формализация ИТ-архитектуры во взаимосвязи с существующими бизнес-процессами может стать первым шагом к управлению ИТ- архитектурой компании. В большинстве случаев вопросы построения архитектуры предприятия возникли в области использования информационных систем, однако вскоре стало понятно, что системно нужно подходить не только к созданию ИТ - архитектуры, но и к созданию архитектуры предприятия целиком. В результате этого активное внимание сейчас уделяется теме создания архитектуры предприятия - Enterprise Architecture (EA), которая обеспечивает всестороннее и исчерпывающее описание всех его основных ключевых элементов и связей между ними.

 

"Архитектура предприятия устанавливает путь к достижению миссии организации благодаря оптимальному функционированию ее ключевых бизнес-процессов внутри эффективного ИТ-окружения.” Jaab Schekkerman, Institute For Enterprise Architecture Development (IFEAD)

 

В идеале архитектура предприятия должна стать основой для определения структуры бизнеса (цели, ключевые показатели результативности, бизнес-процессы, организационная структура и т.д.), информации необходимой для ведения бизнеса (данные, документы, информация и т.д.) и информационных технологий необходимых для поддержки бизнес-процессов. При этом необходимо придать созданной архитектуре предприятия адаптивность через построение процесса управления изменениями для обеспечения соответствия существующей архитектуры предприятия изменяющейся внешней среде. В свою очередь построение процесса управления архитектурой предприятия, и в частности ИТ архитектурой, может обеспечить другое качество управления информационными технологиями в компании.

Создав описание элементов ИТ-архитектуры «как есть», можно перейти к ее развитию, что означает создание целевой модели ИТ-архитектуры и плана перехода к ней. При этом под управлением ИТ- архитектурой подразумевается планирование ее целевого состояния, а также формирование плана перехода от ситуации «как есть», к ситуации «как должно быть». Дальнейшее выполнение плана перехода с учетом внесения изменений в целевую модель ИТ-архитектуры позволяет направлять ее развитие в нужное русло, а значит управлять ею. Для определения целевого состояния в качестве основы ИТ-архитектуры должны использоваться бизнес-стратегия и целевые бизнес-процессы компании.

И тут многое зависит от уровня управленческой культуры существующей в компании, ведь если бизнес-архитектура: бизнес-стратегия и бизнес-процессы не формализованы, то провести нормальное описание ИТ-архитектуры невозможно, а тем более невозможно начать управлять ею. Только на основе бизнес- архитектуры может быть сформирована целевая ИТ- архитектура, которая вместе с планом перехода и должна войти в ИТ- стратегию. Например, в связи с необходимостью повышения объема продаж может быть запланировано развитие CRM-системы, или для сокращения затрат при управлении потом материалов потребуется новое решение класса SCM. Как эти решения будут «встроены» в существующий ИТ -ландшафт, какие требования к ним предъявляются от бизнеса, какие системы при этом нужно будет вывести из эксплуатации? Еще много вопросов, на которые сложно дать ответ не имея карты существующего ИТ- ландшафта и описания ИТ-архитектуры.

В дополнение ко всему при изменениях нужно также учесть требования созданных архитектурных стандартов для типизации ИТ- решений, а также определить возможность интеграции ИТ- решений между собой, причем сделать это нужно на детальном уровне, иначе в проекте внедрения всплывет множество «новых» нюансов. Переход от существующей ИТ- архитектуры к целевой идет не один год, но сегодня быстрее будут идти те проекты, которые направлены либо на сокращение затрат, либо на получение конкурентных преимуществ с обоснованным финансовым эффектом. Все остальное будет выполняться в фоновом режиме. Но несмотря на это, имея картину существующего положения и разработав модель целевой ИТ – архитектуры, можно создать программу унификации и стандартизации информационных технологий в компании, что позволит минимизировать затраты. А четкая формализация бизнес- требований, происходящая как во время описания бизнес-процессов, так и ИТ - архитектуры позволит создать прозрачный ИТ- бюджет, поддержанный бизнес- заказчиками.

 

Рис. 3. Планирование ИТ- ландшафта

 

Выводы

 

В качестве заключения можно отметить, что основной задачей при связанном описании бизнес-процессов и ИТ- архитектуры является отражение взаимосвязи бизнеса и ИТ. При использовании системного подхода к документированию и управлению архитектурой предприятия в целом, и ИТ – архитектурой в частности, компания получает следующие преимущества: снижение общей стоимости владения ИТ (ТСО) на стратегическом горизонте; сокращение избыточности функционала существующих информационных систем; прозрачность существующего «зоопарка» систем; решение проблемы «лоскутной» автоматизации; возможность унификации информационных систем и элементов ИТ- архитектуры через стандартизацию в области ИТ и внедрение корпоративных стандартов; возможность идентификации критичных элементов ИТ- архитектуры через взаимосвязь с критичными бизнес-процессами, что позволяет управлять непрерывностью не от рисков ИТ, а от четких приоритетов бизнеса; возможность анализа взаимовлияния элементов ИТ- архитектуры между собой, а также с бизнес-процессами.