Цена ошибки при принятии управленческих решений сейчас высока, а объемы анализируемой информации уже не поддаются ручной обработке, поэтому для эффективного управления крупной организацией необходимы новейшие управленческие методологии, поддержанные современными IТ-решениями. И хотя интуиция при принятии решений все еще необходима, использование информационных технологий уже служит обязательным условием качественного управления.

Андрей Коптелов, директор департамента развития и внедрения информационных технологий, Компания IDS Scheer Россия и страны СНГ Специально для Digital Kazakhstan

 

BSC – контроллинг достижения стратегии

Частота происходящих изменений во внешней среде – серьезное испытание для большинства компаний. Если раньше можно было планировать развитие компании на горизонте 5 - 10 лет, то сейчас пара лет – это максимум, на что можно рассчитывать. В связи с этим процесс стратегического планирования в компании должен стать регулярным, что требует специализированной методологии и соответствующего IТ-решения. Ведь не секрет, что во многих компаниях бизнес-стратегия существует в виде созданного консультантами отчета, актуальность которого оставляет желать лучшего.

 

Для того чтобы стратегия из формального документа превратилась в эффективный инструмент стратегического управления, многие компании используют технологию BSC (Balanced Scorecard), которая позволяет «оцифровать» и довести стратегию до всех сотрудников компании. При этом BSC позволяет задавать четкие сбалансированные количественные измерители целей – ключевые показатели результативности, а также гибко и оперативно вносить корректировки в процесс реализации стратегии.

 

И хотя управление по показателям результативности интуитивно используется многими руководителями, для обеспечения регулярности этого процесса необходимо все ключевые показатели результативности (КПР) рассматривать в их совокупности относительно стратегии компании с учетом их балансировки относительно друг друга.

 

Эта задача легко решается через использование BSC, поскольку методология предполагает ранжирование целей, проектов и КПР, которые отражают достижение целей. При внедрении BSC разрабатываются стратегические карты для топ-менеджеров, которые распределяют полномочия и ответственность за проекты развития, и определяют набор КПР для анализа достижения поставленных целей.

В основе BSC лежит утверждение, что для измерения деятельности помимо финансовых необходимо также использовать нефинансовые показатели. При этом для ранжирования целей и показателей выделяются перспективы – точки зрения на деятельность компании:

Ранжирование целей по перспективам позволяет с помощью несложного математического алгоритма определить приоритеты целей относительно друг друга, что в свою очередь служит основой для приоритезации ключевых показателей результативности, а также проектов и бизнес-процессов.

Одним из ключевых факторов успешности внедрения BSC является ее поддержка соответствующим IТ-решением. Поэтому в настоящее время для автоматизации BSC предлагается множество информационных систем от таких известных поставщиков, как SAP, Oracle, IDS Scheer и т. д.

Управление затратами

Мировой финансовый кризис требует от большинства компаний сокращения затрат и изменений в ценообразовании. Ведь хорошо известно, что в кризисной ситуации происходит сокращение большинства бюджетов, что вызывает снижение спроса и падение цен. В таких условиях высокая стоимость делает компанию неконкурентной, и если ценообразование не будет выполнено с учетом существующих затрат, то компания либо будет работать себе в убыток, либо потеряет клиентов по причине неоправданно высоких цен.

 

Однако во многих компаниях существующая система управленческого учета непригодна для полноценного учета затрат, что часто приводит к общему ухудшению показателей финансово-хозяйственной деятельности. Практикой доказано, что оптимизация затрат может быть выполнена путем стоимостного анализа и дальнейшей оптимизации существующих бизнес-процессов. Для оценки стоимости бизнес-процесса сначала рассчитывается стоимость всех операций по методологии функционально-стоимостного анализа, после чего принимаются решения о требуемых изменениях.

Необходимое условие проведения функционально-стоимостного анализа – наличие достаточно подробного описания бизнес-процесса. При этом на практике часто выполняется графическое моделирование бизнес-процесса, после чего на модель «выносятся» все показатели, связанные со стоимостью, а затем осуществляется совершенствование бизнес-процесса.

Однако собрать достоверную информацию для определения затрат не так просто. Экспертные суждения, как правило, завышены и неточны, поэтому наиболее эффективно использовать для расчета затрат информацию из ERP-системы. Эту информацию можно агрегировать и проанализировать с помощью специализированного инструментария, что позволяет получить достоверную информацию о стоимости бизнес-процесса и тенденциях ее изменения.

При этом для уменьшения стоимости бизнес-процесса применяются стандартные методы оптимизации – вертикальное и горизонтальное сжатие. Горизонтальное сжатие бизнес-процесса подразумевает уменьшение числа участников в процессе, что позволяет уменьшить число информационных и организационных разрывов, а значит кардинальным образом сократить стоимость бизнес-процессов и время их выполнения.

 

Оптимизацию бизнес-процессов методом вертикального сжатия можно охарактеризовать одной фразой: «Найдите правильных людей и оставьте их в покое». Этот принцип требует исключения менеджмента из принятия оперативных решений по бизнес-процессу, что в свою очередь уменьшает затраты по процессу.

Кроме того, расчет стоимости бизнес-процесса позволяет принять обоснованное решение по его дальнейшему совершенствованию. Для этого сначала осуществляется расчет стоимости процесса «как есть», после чего анализируется стоимость процесса «как должно быть», что позволяет определить коэффициент возврата инвестиций (ROI) от мероприятий по совершенствованию бизнес-процессов.

Для решения задач, связанных с определением стоимости бизнес-процесса, существует набор специализированных инструментов. В своих проектах для определения стоимости бизнес-процессов мы используем такой инструмент, как ARIS Business Optimizer, который позволяет рассчитать стоимость бизнес-процессов и визуализировать ее в виде графической модели для дальнейшего анализа.

Контроллинг бизнес-процессов – процессный BI

Наиболее явным трендом в области автоматизации сейчас являются ERP-системы, которые изначально предназначены для решения задач управления ресурсами предприятия, и в большинстве крупных компаний их уже активно используют. Но нельзя забывать, что ERP-решения – это в первую очередь планово-учетные системы, а для принятия правильных управленческих решений нужно проанализировать огромные массивы информации, что часто невозможно без применения специализированных технологий.

В качестве инструмента обработки информации, хранящейся в информационных системах, возник целый класс специализированных IТ-решений, предназначенных для анализа больших объемов информации – Business Intelligent (BI). В настоящее время интерес к BI-инструментам сильно растет, что во многом вызвано кризисными условиями, ведь компании теперь намного внимательнее относятся к анализу своей эффективности.

Информация о степени достижения ключевых показателей

результативности является для компании основной для принятия стратегических решений, и здесь очень важно анализировать информацию за большой период времени, что позволяет увидеть тренды будущих периодов. На тактическом уровне управления важна себестоимость продукции, удовлетворенность клиентов и затраты в различных аналитических разрезах – вся эта информация необходима для повышения внутренней эффективности. На оперативном уровне не обойтись без анализа времени выполнения бизнес-процессов, качества результатов, «узких мест», что создает основу для непрерывного совершенствования бизнес-процессов. При этом вся эта информация должна быть правильным образом проанализирована и представлена в удобном для принятия решения виде.

Примером BI–инструмента, предназначенного для контроллинга различных показателей, служит продукт ARIS Process Performance Manager (ARIS PPM), который сочетает традиционные инструменты бизнес-анализа с возможностями мониторинга КПР сквозного бизнес-процесса, охватывающего несколько информационных систем. Этот специализированный инструмент изначально создан для решения задач контроля и анализа бизнес-процессов (контроллинга).

Наиболее интересная функция ARIS PPM - возможность восстановления «фактического» бизнес-процесса в графической форме по данным, получаемым из информационных систем.

Инструмент «выкачивает» статистику о выполненных операциях из ERP-системы, а затем строит на ее основании модель реально существующего бизнес-процесса, которую можно подвергнуть всестороннему анализу.

Для ARIS PPM исходными данными служат данные из транзакционных систем (ERP, CRM, SCM) или систем автоматизации бизнес-процессов (Business Process Management Systems, BPMS). Поэтому после определения бизнес-процесса и показателей происходит настройка стандартных адаптеров интеграции для сбора информации в единое хранилище. Наличие в ARIS PPM стандартных адаптеров и ориентированный на процессы аналитический «движок» позволяют быстро получить качественную и реалистичную картину существующих в компании бизнес-процессов, что позволяет тут же начать их совершенствование.